Όταν ένας πελάτης ολοκληρώνει μια αγορά στο ηλεκτρονικό σου κατάστημα, δημιουργείται μια εγγραφή παραγγελίας. Αυτή η παραγγελία περνάει από διάφορα στάδια, τα οποία στο WooCommerce ονομάζονται Order Statuses.
Η σωστή κατανόηση και ο χειρισμός αυτών των σταδίων είναι το πιο κρίσιμο κομμάτι της καθημερινής δουλειάς ενός διαχειριστή ή υπαλλήλου e-shop. Κάθε status δείχνει σε τι φάση βρίσκεται η παραγγελία, αν έχουν εισπραχθεί τα χρήματα, αν πρέπει να συσκευαστεί το δέμα, ενώ παράλληλα πυροδοτεί αυτόματα email ενημέρωσης προς τον πελάτη.
Για να δεις τις παραγγελίες σου, πηγαίνεις στο αριστερό μενού WooCommerce > Παραγγελίες (Orders).
Τα 7 βασικά στάδια παραγγελίας
Το WooCommerce διαθέτει 7 προκαθορισμένα στάδια. Ας δούμε τι σημαίνει το καθένα με απλά λόγια και πότε εφαρμόζεται:
1. Εκκρεμεί η πληρωμή (Pending payment)
-
Τι σημαίνει: Η παραγγελία δημιουργήθηκε από τον πελάτη, αλλά η διαδικασία πληρωμής δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμα.
-
Πότε εμφανίζεται: Χρησιμοποιείται κυρίως στις online πληρωμές (κάρτες, Stripe, Viva). Εμφανίζεται τη στιγμή που ο πελάτης μεταφέρεται στο περιβάλλον της τράπεζας. Αν ο πελάτης κλείσει το παράθυρο, δεν έχει υπόλοιπο στην κάρτα του ή αποτύχει η ταυτοποίηση (3D Secure), η παραγγελία παραμένει σε αυτή την κατάσταση για το χρονικό διάστημα που έχεις ορίσει στις καθολικές ρυθμίσεις αποθέματος (π.χ. 60 λεπτά) και μετά ακυρώνεται αυτόματα.
2. Σε αναμονή (On hold)
-
Τι σημαίνει: Το απόθεμα (στοκ) των προϊόντων έχει δεσμευτεί στην αποθήκη σου για τον συγκεκριμένο πελάτη, αλλά περιμένεις την επιβεβαίωση της πληρωμής για να προχωρήσεις.
-
Πότε εμφανίζεται: Είναι το προεπιλεγμένο status όταν ο πελάτης επιλέγει ως τρόπο πληρωμής την Άμεση Τραπεζική Κατάθεση. Η παραγγελία θα μείνει “Σε αναμονή” μέχρι εσύ να ελέγξεις το e-banking σου και να διαπιστώσεις ότι τα χρήματα μπήκαν στον λογαριασμό σου.
3. Υπό επεξεργασία (Processing)
-
Τι σημαίνει: Η πληρωμή έχει επιβεβαιωθεί επιτυχώς (ή έχει επιλεγεί μέθοδος που εξοφλείται κατά την παράδοση). Το στοκ έχει μειωθεί οριστικά. Αυτό είναι το “πράσινο φως” για την αποθήκη: πρέπει να πάρεις την παραγγελία, να τη συσκευάσεις και να τη στείλεις.
-
Πότε εμφανίζεται: Ενεργοποιείται αυτόματα όταν μια online πληρωμή με κάρτα στεφθεί με επιτυχία, ή όταν ο πελάτης ολοκληρώσει μια παραγγελία με Αντικαταβολή.
4. Ολοκληρώθηκε (Completed)
-
Τι σημαίνει: Η παραγγελία έχει συσκευαστεί, έχει παραδοθεί στην courier, έχει αποσταλεί και έχει εξοφληθεί. Δεν απαιτείται καμία άλλη ενέργεια από την πλευρά σου.
-
Πότε εμφανίζεται: Αυτό το status δεν μπαίνει αυτόματα από το σύστημα (εκτός αν η παραγγελία περιέχει αποκλειστικά Ψηφιακά/Εικονικά προϊόντα). Για τις φυσικές παραγγελίες, ο διαχειριστής του eshop πρέπει να αλλάξει χειροκίνητα το status σε “Completed” τη στιγμή που παραδίδει τα δέματα στην courier ή όταν λαμβάνει την επιβεβαίωση παράδοσης. Μόλις γίνει αυτή η αλλαγή, φεύγει το τελικό email στον πελάτη που του λέει “Η παραγγελία σου απεστάλη!”.
5. Ακυρώθηκε (Cancelled)
-
Τι σημαίνει: Η παραγγελία ακυρώθηκε είτε χειροκίνητα από εσένα (μετά από αίτημα του πελάτη), είτε αυτόματα από το σύστημα επειδή πέρασε το χρονικό όριο εκκρεμότητας πληρωμής.
-
Πότε εμφανίζεται: Όταν μια παραγγελία ακυρώνεται, το WooCommerce επιστρέφει αυτόματα το στοκ των προϊόντων πίσω στην αποθήκη, ώστε να είναι ξανά διαθέσιμα για αγορά από άλλους πελάτες.
6. Απέτυχε (Failed)
-
Τι σημαίνει: Η online πληρωμή (κάρτα) απέτυχε ή απορρίφθηκε από το σύστημα της τράπεζας (π.χ. κλαπείσα κάρτα, ανεπαρκές υπόλοιπο).
-
Πότε εμφανίζεται: Εφαρμόζεται αυτόματα από την πύλη πληρωμής. Η παραγγελία σταματάει εκεί και δεν προχωράει σε επεξεργασία μέχρι ο πελάτης να ξαναδοκιμάσει με έγκυρη κάρτα.
7. Επιστροφή χρημάτων (Refunded)
-
Τι σημαίνει: Έχεις επιστρέψει τα χρήματα στον πελάτη (ολικά ή μερικά). Μόλις επιλεγεί, το status δείχνει ότι η εμπορική συναλλαγή έχει κλείσει με λογιστική αντιστροφή. Θα το δούμε αναλυτικά σε επόμενο αυτόνομο μάθημα.
Πώς αλλάζεις χειροκίνητα την κατάσταση μιας παραγγελίας
Υπάρχουν δύο τρόποι για να ενημερώσεις την κατάσταση των παραγγελιών σου μέσα από το μενού WooCommerce > Παραγγελίες:
-
Μαζικά από τη λίστα: Τσεκάρεις τα κουτάκια αριστερά από τις παραγγελίες που θέλεις να αλλάξεις (π.χ. όλες όσες πακέταρες σήμερα), επιλέγεις από το drop-down μενού “Μαζικές ενέργειες” την επιλογή Αλλαγή κατάστασης σε υπό επεξεργασία/ολοκληρώθηκε και πατάς Εφαρμογή.
-
Μέσα από την παραγγελία: Κάνεις κλικ πάνω στο όνομα του πελάτη ή στον αριθμό της παραγγελίας για να ανοίξει η αναλυτική οθόνη. Στο πλαίσιο “Γενικά”, εντοπίζεις το drop-down μενού Κατάσταση (Status), επιλέγεις το νέο στάδιο και κάνεις κλικ στο κουμπί Ενημέρωση (Update) που βρίσκεται στη δεξιά στήλη.
