Στην καθημερινότητα ενός ηλεκτρονικού καταστήματος, οι επιστροφές προϊόντων και οι ακυρώσεις παραγγελιών είναι αναπόφευκτες. Το WooCommerce διαθέτει έναν ενσωματωμένο μηχανισμό επιστροφής χρημάτων (Refunds) που σου επιτρέπει να διαχειρίζεσαι αυτές τις καταστάσεις με ακρίβεια, διατηρώντας τα στατιστικά των πωλήσεών σου και το απόθεμα της αποθήκης σου σωστά ενημερωμένα.
Υπάρχουν δύο είδη επιστροφής χρημάτων: η Ολική (επιστρέφεται ολόκληρο το ποσό της παραγγελίας) και η Μερική (επιστρέφεται η αξία ενός μόνο προϊόντος από τα πολλά που αγοράστηκαν, ή ένα μέρος της αξίας τους).
Πώς λειτουργεί η διαδικασία (χειροκίνητη και αυτόματη)
Πριν δούμε τα βήματα, πρέπει να ξεκαθαρίσουμε πώς μεταφέρονται τα πραγματικά χρήματα:
-
Αυτόματη Επιστροφή: Αν ο πελάτης πλήρωσε online (π.χ. μέσω Stripe) και η πύλη πληρωμής υποστηρίζει αυτοματοποιημένα refunds, η επιστροφή γίνεται απευθείας μέσα από το WooCommerce. Τα χρήματα πιστώνονται αυτόματα πίσω στην κάρτα του πελάτη.
-
Χειροκίνητη Επιστροφή: Αν ο πελάτης πλήρωσε με Αντικαταβολή ή Τραπεζική Κατάθεση, το WooCommerce δεν μπορεί να μεταφέρει χρήματα μόνο του. Θα πρέπει εσύ να μπεις στο e-banking σου και να κάνεις μεταφορά του ποσού στον λογαριασμό του πελάτη. Στο WooCommerce θα καταγράψεις την κίνηση χειροκίνητα, απλώς για να ενημερωθούν τα λογιστικά σου στατιστικά.
Βήμα προς βήμα η διαδικασία στο WooCommerce
-
Πήγαινε WooCommerce > Παραγγελίες (Orders) και κάνε κλικ στην παραγγελία που θέλεις να ακυρώσεις ή να επιστρέψεις.
-
Σκρόλαρε προς τα κάτω μέχρι το μεγάλο κεντρικό πλαίσιο που δείχνει τα προϊόντα που αγοράστηκαν.
-
Κάτω αριστερά από το συνολικό ποσό, κάνε κλικ στο κουμπί Επιστροφή χρημάτων (Refund).
Μόλις το πατήσεις, η εμφάνιση του πίνακα των προϊόντων θα αλλάξει και θα εμφανιστούν νέα πεδία εισαγωγής.
1. Για μερική επιστροφή χρημάτων (Partial Refund)
Ας υποθέσουμε ότι ο πελάτης αγόρασε 3 προϊόντα και θέλει να επιστρέψει μόνο το ένα, ή ότι ένα προϊόν έφτασε ελαττωματικό και του κάνεις μια έκπτωση 10€.
-
Εντοπίζεις τη γραμμή του συγκεκριμένου προϊόντος που επιστρέφεται.
-
Στο πεδίο Ποσότητα (Qty), πληκτρολογείς πόσα τεμάχια επιστρέφονται (π.χ. 1).
-
Το WooCommerce θα υπολογίσει αυτόματα το ποσό και τους αναλογούντες φόρους (ΦΠΑ) στο πεδίο της αξίας.
-
Αν θέλεις να επιστρέψεις ένα τυχαίο ποσό (π.χ. μια αποζημίωση 10€) χωρίς να αλλάξεις ποσότητες προϊόντων, πηγαίνεις κατευθείαν στο πεδίο “Συνολικό ποσό επιστροφής” στο κάτω μέρος και πληκτρολογείς το ποσό χειροκίνητα.
2. Για ολική επιστροφή χρημάτων (Full Refund)
Αν θέλεις να ακυρώσεις ολόκληρη την παραγγελία και να επιστρέψεις όλα τα χρήματα μαζί με τα μεταφορικά έξοδα:
-
Μπορείς να πατήσεις το κουμπί Επιστροφή χρημάτων χειροκίνητα (αν έχεις επιλέξει να περάσεις τις ποσότητες) ή να πληκτρολογήσεις το πλήρες τελικό ποσό της παραγγελίας στο πεδίο Συνολικό ποσό επιστροφής στο κάτω μέρος.
Επιστροφή προϊόντων στην αποθήκη (Restock)
Όταν καταχωρείς μια επιστροφή χρημάτων για συγκεκριμένα τεμάχια προϊόντων, θα δεις ένα checkbox που λέει Επαναφορά στοκ των επιστραφέντων ειδών (Restock refunded items).
-
Αν ο πελάτης σου επέστρεψε το προϊόν πίσω, είναι άθικτο και μπορεί να ξαναπουληθεί, τσέκαρε το κουτάκι. Το WooCommerce θα προσθέσει αυτόματα το τεμάχιο πίσω στην αποθήκη (Stock Quantity).
-
Αν το προϊόν καταστράφηκε, χάθηκε ή αν πρόκειται για ψηφιακό αρχείο, άφησέ το ξετσεκάριστο, ώστε να μην αλλοιωθεί η πραγματική εικόνα της αποθήκης σου.
Ολοκλήρωση της επιστροφής
Στο κάτω μέρος θα δεις δύο κουμπιά (ανάλογα με τα plugins πληρωμών που χρησιμοποιείς):
-
Επιστροφή χρημάτων μέσω [Όνομα Πύλης, π.χ. Stripe]: Αν το πατήσεις, το WooCommerce επικοινωνεί με την πύλη, τραβάει τα χρήματα από το wallet σου και τα γυρνάει στον πελάτη.
-
Επιστροφή χρημάτων χειροκίνητα (Refund manually): Αν το πατήσεις, το WooCommerce απλώς καταγράφει τη λογιστική κίνηση. Επιλέγεις αυτό αν έχεις ήδη επιστρέψει τα χρήματα μέσω e-banking ή αν πρόκειται για αντικαταβολή που δεν απεστάλη ποτέ.
Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, η παραγγελία παίρνει αυτόματα το status Επιστροφή χρημάτων (Refunded) (αν είναι ολική) ή εμφανίζει μια σήμανση “Μερική επιστροφή” με αρνητικά πρόσημα δίπλα στα ποσά, ώστε να μην μπερδεύονται τα Analytics των εσόδων σου.
