Όταν ανοίγεις την αναλυτική οθόνη μιας παραγγελίας που βρίσκεται σε κατάσταση Υπό Επεξεργασία (Processing), έχεις μπροστά σου το κέντρο ελέγχου για τη διεκπεραίωσή της.
Σε αυτό το μάθημα θα δούμε πώς να διαβάζεις σωστά τα στοιχεία του πελάτη, πώς να χρησιμοποιείς τις Σημειώσεις Παραγγελίας (Order Notes) για εσωτερική επικοινωνία ή αυτόματη ενημέρωση, και πώς να εισάγεις το Tracking Number της courier.
1. Έλεγχος στοιχείων πελάτη (Billing & Shipping)
Στο κεντρικό πλαίσιο της παραγγελίας εμφανίζονται δύο ξεχωριστές στήλες με τα στοιχεία του αγοραστή:
-
Στοιχεία Χρέωσης (Billing): Περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση, το τηλέφωνο και το email του πελάτη. Εδώ ελέγχεις αν ο πελάτης έχει ζητήσει Απόδειξη Λιανικής ή Τιμολόγιο (αν έχεις εγκαταστήσει αντίστοιχο plugin για πεδία ΑΦΜ/ΔΟΥ).
-
Στοιχεία Αποστολής (Shipping): Περιλαμβάνει τη διεύθυνση στην οποία πρέπει να παραδοθεί το δέμα. Προσοχή: Πολλές φορές η διεύθυνση αποστολής είναι διαφορετική από τη χρέωσης (π.χ. αν πρόκειται για δώρο ή αν ο πελάτης θέλει να παραλάβει στον χώρο εργασίας του). Αυτή τη διεύθυνση αντιγράφεις για τη δημιουργία του Voice/Courier Voucher.
2. Σημειώσεις παραγγελίας (Order Notes)
Στη δεξιά στήλη της οθόνης βρίσκεται το πλαίσιο Σημειώσεις παραγγελίας (Order Notes). Πρόκειται για ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία καθημερινής διαχείρισης, καθώς λειτουργεί σαν ένα ιστορικό (“log”) της παραγγελίας.
Το WooCommerce καταγράφει εκεί αυτόματα κάθε κίνηση (π.χ. “Η πληρωμή εγκρίθηκε μέσω Stripe” ή “Το απόθεμα μειώθηκε”). Στο κάτω μέρος του πλαισίου, μπορείς να προσθέσεις και δικές σου σημειώσεις, επιλέγοντας έναν από τους δύο τύπους:
Α. Ιδιωτική σημείωση (Private note)
-
Τι κάνει: Αποθηκεύει ένα κείμενο που είναι ορατό μόνο σε εσένα και τους υπόλοιπους διαχειριστές του eshop. Ο πελάτης δεν λαμβάνει καμία ειδοποίηση και δεν μπορεί να τη δει.
-
Πότε χρησιμοποιείται: Για εσωτερική οργάνωση (π.χ. “Το προϊόν έχει ένα μικρό γδάρσιμο στο κουτί, έγινε έλεγχος”, ή “Ο πελάτης κάλεσε στο τηλέφωνο και ζήτησε να καθυστερήσει η αποστολή για την Τετάρτη”).
Β. Σημείωση προς τον πελάτη (Note to customer)
-
Τι κάνει: Μόλις γράψεις το κείμενο και πατήσεις “Προσθήκη”, το WooCommerce στέλνει αυτόματα ένα email στον πελάτη με το συγκεκριμένο μήνυμα. Επίσης, η σημείωση εμφανίζεται στο προφίλ του πελάτη στη σελίδα “Ο Λογαριασμός μου”.
-
Πότε χρησιμοποιείται: Για άμεση ενημέρωση χωρίς να χρειάζεται να ανοίξεις το Outlook ή το Gmail σου (π.χ. “Το προϊόν που επιλέξατε βρίσκεται σε προσωρινή έλλειψη και η αποστολή θα καθυστερήσει 2 ημέρες”).
3. Προσθήκη Tracking Number (Αριθμού Αποστολής)
Για να ξέρει ο πελάτης πού βρίσκεται το δέμα του, πρέπει να του στείλεις τον αριθμό φορτωτικής (Tracking Number) της courier (π.χ. ACS, Γενική Ταχυδρομική, Speedex).
Αν η διαδικασία δεν γίνεται αυτόματα μέσω κάποιου bridge/plugin της courier, η χειροκίνητη και πιο ασφαλής μέθοδος στο WooCommerce είναι η εξής:
-
Ετοίμασε το δέμα και εκτύπωσε το voucher από το σύστημα της courier. Αντίγραψε τον αριθμό αποστολής.
-
Μέσα στην παραγγελία στο WooCommerce, πήγαινε στο πλαίσιο Σημειώσεις παραγγελίας (Order Notes).
-
Επιλέγεις από το drop-down τη Σημείωση προς τον πελάτη (Note to customer).
-
Γράφεις ένα ξεκάθαρο μήνυμα, μαζί με το link της courier για την αναζήτηση, για παράδειγμα:
Η παραγγελία σας απεστάλη! Ο αριθμός αποστολής είναι ο 1234567890. Μπορείτε να παρακολουθήσετε την πορεία του δέματός σας εδώ: [Link της Courier]
-
Κάνεις κλικ στο κουμπί Προσθήκη (Add). Το email φεύγει αμέσως.
-
Το τελικό βήμα: Αλλάζεις την Κατάσταση (Status) της παραγγελίας από Υπό επεξεργασία (Processing) σε Ολοκληρώθηκε (Completed) και πατάς Ενημέρωση (Update).
Με αυτή τη ροή, ο πελάτης λαμβάνει μαζεμένες όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται, μειώνοντας κατακόρυφα τα τηλεφωνήματα υποστήριξης του τύπου “πού βρίσκεται η παραγγελία μου;”.
