Η σωστή παρακολούθηση της αποθήκης αποτρέπει το πιο συχνό πρόβλημα σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα: να αγοράσει ένας πελάτης ένα προϊόν που έχει ήδη εξαντληθεί.
Το WooCommerce διαθέτει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που μειώνει το απόθεμα σε κάθε αγορά, στέλνει ειδοποιήσεις όταν τα τεμάχια λιγοστεύουν και κλειδώνει τις αγορές όταν το προϊόν εξαντληθεί.
Υπάρχουν δύο τρόποι για να διαχειριστείς το απόθεμα: καθολικά (global ρυθμίσεις για όλο το eshop) και μεμονωμένα (μέσα σε κάθε προϊόν).
Ρυθμίσεις αποθέματος
Πριν ξεκινήσεις να βάζεις ποσότητες στα προϊόντα, πρέπει να ενεργοποιήσεις τη γενική μηχανή αποθέματος του WooCommerce.
- Στο αριστερό μενού, πήγαινε WooCommerce > Ρυθμίσεις (Settings).
- Κάνε κλικ στην καρτέλα Προϊόντα (Products) και μετά στον σύνδεσμο Απογραφή (Inventory) στο επάνω μέρος.
- Βεβαιώσου ότι είναι τσεκαρισμένο το κουτάκι Ενεργοποίηση διαχείρισης αποθέματος (Enable stock management).
Στην ίδια σελίδα ρυθμίζεις τα εξής κρίσιμα πεδία:
- Δέσμευση αποθέματος (Hold stock): Ορίζεις για πόσα λεπτά της ώρας θα κρατείται δεσμευμένο το προϊόν αν ένας πελάτης φτάσει στο ταμείο αλλά δεν ολοκληρώσει την πληρωμή (π.χ. 60 λεπτά). Μόλις περάσει ο χρόνος, η παραγγελία ακυρώνεται αυτόματα και το προϊόν επιστρέφει στην αποθήκη.
- Ειδοποιήσεις (Notifications): Τσεκάρεις αν θέλεις να λαμβάνεις email για “Χαμηλό απόθεμα” και “Εξαντλημένο απόθεμα”.
- Όριο χαμηλού/εξαντλημένου αποθέματος: Ορίζεις τους γενικούς κανόνες του eshop (π.χ. Χαμηλό όταν φτάσει στα 2 τεμάχια, Εξαντλημένο στο 0).
- Ορατότητα εξαντλημένων: Αν τσεκάρεις το κουτάκι “Απόκρυψη εξαντλημένων ειδών από τον κατάλογο”, τα προϊόντα που φτάνουν στο 0 θα εξαφανίζονται αυτόματα από το site. Αν το αφήσεις ξετσεκάριστο, το προϊόν θα φαίνεται κανονικά, αλλά θα έχει την ένδειξη “Εξαντλημένο” και το κουμπί αγοράς θα είναι απενεργοποιημένο.
Διαχείριση αποθέματος ανά προϊόν
Μέσα στην οθόνη επεξεργασίας κάθε προϊόντος (ή κάθε παραλλαγής αν πρόκειται για μεταβλητό προϊόν), στην καρτέλα Απογραφή (Inventory), διαχειρίζεσαι την τρέχουσα κατάστασή του:
Ποσότητα αποθέματος (stock quantity)
Εδώ πληκτρολογείς τον ακριβή αριθμό των τεμαχίων που έχεις αυτή τη στιγμή στα χέρια σου. Κάθε φορά που ένας πελάτης αγοράζει αυτό το προϊόν, ο αριθμός θα μειώνεται αυτόματα.
Να επιτρέπονται οι προπαραγγελίες (backorders)
Αυτή η ρύθμιση καθορίζει τη συμπεριφορά του eshop όταν η ποσότητα φτάσει στο μηδέν:
- Να μην επιτρέπεται: Το προϊόν εμφανίζεται ως εξαντλημένο και κανείς δεν μπορεί να το αγοράσει.
- Να επιτρέπεται, αλλά με ειδοποίηση του πελάτη: Ο πελάτης μπορεί να πατήσει κανονικά “Αγορά”, αλλά βλέπει ένα μήνυμα στο καλάθι ότι το προϊόν δεν είναι άμεσα διαθέσιμο και θα αποσταλεί μόλις παραληφθεί νέο στοκ.
- Να επιτρέπεται: Ο πελάτης αγοράζει το προϊόν κανονικά, χωρίς καμία προειδοποίηση, σαν να ήταν σε απόθεμα.
Πωλείται ξεχωριστά (Sold individually)
Αν τσεκάρεις αυτό το κουτάκι, ορίζεις ότι ο πελάτης μπορεί να αγοράσει μόνο ένα τεμάχιο από αυτό το προϊόν ανά παραγγελία. Είναι εξαιρετικά χρήσιμο για ψηφιακά προϊόντα (δεν έχει νόημα να αγοράσει κάποιος 2 ίδια PDF) ή για μοναδικά, χειροποίητα αντικείμενα.
Κατάσταση Αποθέματος (Stock Status)
Αν επιλέξεις να μην ενεργοποιήσεις την αυτόματη διαχείριση με νούμερα (αφήνοντας το κουτάκι “Manage stock” ξετσεκάριστο), το WooCommerce σου επιτρέπει να ορίσεις χειροκίνητα την κατάσταση του προϊόντος μέσα από το drop-down μενού Κατάσταση αποθέματος (Stock status):
- Σε απόθεμα (In stock): Διαθέσιμο για απεριόριστες αγορές.
- Εξαντλημένο (Out of stock): Μη διαθέσιμο για αγορά.
- Σε προπαραγγελία (On backorder): Διαθέσιμο για αγορά ως προπαραγγελία.
